Kto odpowiada za księgowość w firmie? To ważne pytanie dla przedsiębiorców, którzy dopiero rozpoczynają swoją działalność, ponieważ za księgowość odpowiada właściciel firmy. Bez względu na to czy zdecyduje się na samodzielnie prowadzenie księgowości, zatrudnienie księgowego lub na skorzystanie z usług biura rachunkowego. Jak uniknąć konsekwencji wiążących się z błędami w prowadzeniu księgowości? Regulacja w art. 77 ustawy powiększa zakres odpowiedzialność za nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Na czym on polega? Każdy, kto dopuszcza się prowadzenia księgowości w sposób niezgodny z przepisami ustawy lub w wyniku zaniechania ponosi odpowiedzialność. W związku z tym, przy ujawnieniu nieścisłości, błędy w księgach winę ponosi nie tylko właściciel firmy, ale również osoba, która jest odpowiedzialna za ich prowadzenie to znaczy księgowa lub biuro rachunkowe.
Kiedy właściciel firmy odpowiada za błędy w księgach?
Odpowiedzialność właściciela za błędy w księgach rachunkowych następuje wtedy, gdy wynikają one z jego winy (zarządzanie firmą). Wtedy ponosi on zarówno konsekwencje finansowe i prawne. W przypadku, gdy przedsiębiorca podpisuje umowę z biurem rachunkowym, a pracownik tego biura popełni błąd, właściciel firmy nie będzie pociągany do odpowiedzialności. Przedstawiciel biura podczas zawierania umowy zawsze jasno deklaruje rzetelność usługi prowadzenia księgowości i biuro ponosi odpowiedzialność za pracę księgowych.
Właściciel firmy może domagać się odszkodowania. Biuro rachunkowe powinno mieć wykupione ubezpieczeni cywilne, więc wypłata roszczenia nie powinna stwarzać problemu. Dlatego wybierając konkretne biuro rachunkowe trzeba sprawdzić, czy posiada ubezpieczenie i będzie odpowiadać za ewentualne szkody. Ważny jest również nadzór nad wykonywanymi działaniami przez doradcę podatkowego. Warto sprawdzić, czy dane biuro odbiera od przedsiębiorcy dokumenty księgowe, jest to duże ułatwienie dla jego pracy.
Zapobieganie efektom nieprawidłowego prowadzenia księgowości?
Dobrym rozwiązaniem, z którego przedsiębiorca może skorzystać jest okresowe wykonywanie audytów finansowych, które pozwolą w odpowiednim czasie nanieść korekty.To doskonała ochrona przed konsekwencjami ze strony urzędu skarbowego. Jeżeli księgowy pracujący w firmie nierzetelnie prowadził księgowość, warto skorzystać z usługi rekonstrukcji ksiąg rachunkowych. Co to znaczy? Chodzi o ponowne wykonanie czynności księgowych opiewających za okres, w którym to rachunkowość nie była prowadzona zgodnie z przepisami. Pozwoli to usunąć wszystkie niedociągnięcia. Wiedząc już, kto odpowiada za księgowość w firmie trzeba mieć świadomość, że to przedsiębiorca powinien dążyć do systematycznego kontrolowania pracy osób zajmujących się ewidencją dokumentacji.
Czy przedsiębiorca może zrzucić odpowiedzialność za księgowość na inną osobę?
Prowadzenia ksiąg rachunkowych przed głównego księgowego w siedzibie, nie powoduje, że można na niego zrzucić odpowiedzialności za prowadzeni ksiąg. Odpowiedzialność właściciela firmy czy wyznaczonego prezesa jest ujęta art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowość. Zgodnie z jej zapisami nie zostaje ograniczona lub wyłączona jego odpowiedzialność poprzez zlecenie pewnych obowiązków w zakresie księgowości innej osobie. Główny księgowy jest zatrudniony na umowę o pracę i odpowiada przed pracodawcą w związku ze źle wykonanymi obowiązkami, ale jest to związane z kodeksem pracy. W związku z art. 114 zarówno niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie obowiązków powierzonych pracownikowi skutkuje jego odpowiedzialnością materialną. Inaczej będzie, jeżeli pracodawca miał swój udział w szkodzie, a dokładnie, gdy księgowy działał na jego polecenie.
Kiedy księgowy będzie pociągnięty do odpowiedzialności, za błędy w księgach rachunkowych?
Jego odpowiedzialność wynika z regulacji ustawy o rachunkowości – art., 77. Czego ona dotyczy? Uchybienia w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, sporządzeniu sprawozdań finansowych i podanych w nich informacji. Właściciel firmy zleca wykonanie sprawozdania, ale główny księgowy podpisuje taki dokument, czym potwierdza jego prawidłowość. Księgowy wykonuje także sprawdzanie dowodów księgowych i jest odpowiedzialny na ich właściwe ewidencjonowanie. Dlatego stwierdzenie nieprawidłowości w księgach rachunkowych oraz innych dokumentach jest podstawą obciążenia księgowego odpowiedzialnością za ich powstanie. Bez względu na to czy powstały w sposób zamierzony czy nieumyślnie.
Jednoosobowa działalność gospodarcza a odpowiedzialność za księgowość
Przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za opłacanie składek ZUS, podatków, przygotowywanie dokumentacji. Jeżeli będzie korzystać z pomocy księgowej, nie uniknie odpowiedzialności, może jedynie dochodzić odszkodowania. Będzie ponosił koszty odsetek w przypadku nie zapłacenie należności w terminie, domiaru podatku oraz innych. Prowadzenie księgowości w przypadku jednoosobowego przedsiębiorcy jest związane z odpowiedzialnością karnoskarbową. W przypadku prowadzenia firmy to przede wszystkim wywiązywanie się z terminowego opłacania należnych kwot na podatki i składki ZUS.