Jak dobrze prowadzić biuro rachunkowe? Na rynku obecnie powstaje wiele różnego rodzaju biur rachunkowych. Działają zarówno lokalne, małe biura rachunkowe, jak również ogromne firmy, które najczęściej obsługują gigantyczne korporacje. Warto jednakże wiedzieć, że prowadzenie tego typu biura nie jest łatwe, ponieważ niezbędne są do tego umiejętności księgowe, jak i managerskie. Każdy właściciel biura, zanim zdecyduje się na jego otworzenie, powinien wyznaczyć sobie cele, które chciałby osiągnąć i określić typ klientów możliwych do pozyskania.
Jak odpowiednio prowadzić biuro rachunkowe?
Przepisy prawne nie określają, jakie wykształcenie, czy też doświadczenie trzeba mieć, żeby móc otworzyć swoje własne biuro rachunkowe. Tak naprawdę, to biuro takie może otworzyć każdy. Jednakże, ciężko byłoby wyobrazić sobie prowadzenie takiego biura przez osobę, która nie zna się na podatkach, nie ma w tym kierunku żadnego doświadczenia i wykształcenia. Oczywiście na rynku znajdziemy ogromne korporacje, gdzie daną dziedziną księgowości zajmuje się manager nie mający wykształcenia finansowego. Jednakże, w zdecydowanej większości przypadków, biura rachunkowe prowadzone są przez doświadczonych i wykwalifikowanych księgowych. Właściciel biura nie zawsze musi sam prowadzić księgi rachunkowe, ale zawsze powinien umieć doradzić zarówno swoim pracownikom, jak i klientom. Prowadząc taką działalność, zawsze trzeba być na bieżąco z podatkami i wszelkimi zmianami. Dlatego też, biura rachunkowego nie powinny zakładać osoby, które nigdy wcześniej nie miały styczności z księgowością. Wyjątkiem będzie sytuacja, gdzie od razu będziemy mogli zatrudnić doświadczonego księgowego, który zajmie się wszelkimi sprawami rachunkowymi.
Jaka wiedza i umiejętności potrzebne są do prowadzenia biura rachunkowego?
Zazwyczaj do biura rachunkowego, zgładzają się o pomoc, zarówno osoby prywatne, jak również małe firmy, bądź wielkie korporacje. Warto zatem prowadzić biuro rachunkowego w taki sposób, żeby móc tak różnych klientom zaproponować odpowiednie rozwiązanie, które będzie dopasowane do ich potrzeb. Przede wszystkim, kluczowe jest to, żeby orientować się doskonale w obecnie obowiązujących obecnie przepisach podatkowych. Trzeba dobrze znać regulacje, które odnoszą się do prowadzenia działalności we wszystkich możliwych formach.
Nie można przy tym zapomnieć o tym, że kluczowe jest to, aby cały czas doszkalać się i podnosić swoje kwalifikacje zawodowe. Polskie prawo podatkowe zmienia się błyskawicznie i systematycznie wdrażane są różnego rodzaju zmiany. Co za tym idzie, jeżeli dane biuro rachunkowe ma być kompetentne, to właściciel takiego biura powinien zagwarantować swoim pracownikom możliwość rozwoju, poprzez udział na specjalistycznych kursach, czy szkoleniach.
Dobór pracowników
Zauważyć można, że wiele biur rachunkowych, zatrudnia chociaż jedną osobę, która jest odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg klientów. Żeby firma mogła się dobrze rozwijać, to musi zatrudnić odpowiednich, kompetentnych pracowników. Gwarancją sukcesu są doświadczeni księgowi, którzy doskonale znają się na obowiązujących przepisach podatkowych i mogą sami prowadzić księgi rachunkowe. Można oczywiście zatrudniać osoby bez doświadczenia, ale przynajmniej na początku powinny one wykonywać jedynie czynności pomocnicze. W biurze trzeba również zatrudnić głównego księgowego, który będzie nadzorował pracę pozostałych osób. Funkcję taką może spełniać na przykład właściciel biura, ale jedynie wówczas, jeżeli ma odpowiednią wiedzę oraz doświadczenie. Profesjonalne biuro rachunkowe, ponadto współpracuje z doradcą podatkowym. Wynika to z faktu, że do biura często zgłaszają się różne firmy, które potrzebują pomocy w sprawach podatkowych. Wówczas, doradca powinien udzielić odpowiedzi, ponieważ księgowy, który nie ma stosownych uprawnień nie może tego zrobić. Doradca podatkowy, nie musi być zatrudniony w biurze, a może jedynie doraźnie wspierać je w pracy.
Stawki i promocje
Każde biuro rachunkowe ma swój własny cennik usług, który obowiązuje klientów. Na pewno jest ciężko odpowiednio określić takie stawki, ale jest to bardzo ważne, jeżeli zależy nam na tym, aby biuro działało prawidłowo. Nie powinno się takich stawek określać odgórnie, a w odniesieniu od danej firmy. Zawsze należy indywidualnie ustalać cenę za prowadzenie księgowości dla danego podmiotu. Ceny nie mogą być ani za niskie, żeby nie uznane zostały za dumpingowe, jak również nie należy ich zawyżać. Zbyt wysoka cena, a całą pewnością odstraszy potencjalnego klienta. Jeżeli jednakże cena będzie za niska, to na pewno prowadzenie biura dla właściciela okaże się nieopłacalne. Przy ustalaniu cen, możemy posiłkować się cenami, jakie oferuje konkurencja działająca na lokalnym rynku, ale problemem może okazać się fakt, że zawsze podawane są widełki cenowe. Właściciel biura, dodatkowo powinien oferować różnego rodzaju promocje, czy też rabaty, dla klientów którzy systematycznie korzystają z jego usług. Można, dla zachęcenia potencjalnych klientów, zaproponować na przykład pierwszy miesiąc prowadzenia księgowości za darmo.