Biuro rachunkowe - jak prowadzić?

Biuro rachunkowe – jak prowadzić?

Niewątpliwie, otworzenie własnego biura rachunkowego dla wiele osób wydaje się być idealnym pomysłem na biznes. Tego typu usługi są potrzebne, gdyż zauważyć można że z pomocy księgowych korzysta jeszcze więcej osób. Jednakże, żeby biuro rachunkowe dobrze funkcjonowało i przynosiło wymierne zyski, to również musi być ono odpowiednio prowadzone. Zatem, jak odpowiednio prowadzić biuro rachunkowe? 

Biuro rachunkowe – kto może założyć?

Warto wiedzieć, że kwestia prowadzenia własnego biura rachunkowego, ściśle wiąże się z deregulacją zawodu księgowego. Jeszcze jakiś czas tego, biuro rachunkowe mogła założyć tylko i wyłącznie osoba, która dysponowała odpowiednimi certyfikatami. Obecnie natomiast, taką właśnie działalność gospodarczą może założyć każdy. Do tego, nie aby prowadzić tego typu działalność, nie trzeba nawet być księgowym. Każda osoba, która chce otworzyć swoje własne biuro rachunkowe, musi po prostu zarejestrować działalność gospodarczą. Następnie, konieczne jest wybranie jej formy prawnej i sposoby opodatkowania. Końcowym etapem jest dokonanie wszelkich niezbędnych zgłoszeń… i możemy już działać na rynku. Już następnego dnia, można bez żadnych ograniczeń prowadzić, zarówno pełną, jak i uproszczoną księgowość. Mamy możliwość również zatrudniania pracowników, jak również na mocy udzielonych pełnomocnictw reprezentować klientów na przykład przed organami podatkowymi. Do tego, nie są potrzebne żadne licencje, czy też inne tego typu uprawnienia. Biuro rachunkowe może być prowadzone także przez osoby, które dotychczas nie miały żadnej styczności z księgowością. Zwłaszcza młodzi przedsiębiorcy uważają, że jest to dobry sposób na biznes. Jednakże, warto wiedzieć że jeżeli chcemy, aby nasza działalność dobrze działała i przynosiła zyski, to warto znać się dobrze na księgowości, czy też już od początku mieć dobry zespół księgowych, którzy będą w stanie sami prowadzić księgi rachunkowe. 

Skromnie i lokalnie

Na rynku usług księgowych, znajduje się miejsce zarówno dla małych biur, które obsługują osoby prywatne i małych przedsiębiorców, jak również dla ogromnych firm, które prowadzą księgi dla dużych, międzynarodowych korporacji. Jeżeli chodzi o małe, lokalne biura, to zazwyczaj prowadzone są one przez doświadczonych księgowych, którym zależy na tym, aby pracować w zawodzie ” na swoim”. Bardzo często osoby takie przez lata swojej pracy, wypracowały stałe kontakty, dzięki czemu już na początku prowadzenia swojej działalności mają klientów. Trzeba jednakże zdawać sobie sprawę z tego, że nawet te małe biura rachunkowe muszą być odpowiednio prowadzone. Przede wszystkim, na samym początku trzeba określić zakres świadczonych usług. Często wiele małych biur, oferuje jedynie uproszczoną księgowość, a większe zyski z całą pewnością przynosi pełna księgowość. Zatem, warto pomyśleć o tym, aby zaoferować klientom także możliwość prowadzenia pełnej księgowości oraz kadr i płac. Właściciele małych biur rachunkowych nie mogą przecież polegać tylko na stałych klientach. Już od samego początku trzeba zadbać o to, aby w wypadku odejścia stałego klienta, móc dalej przetrwać i dobrze funkcjonować na rynku.

Odpowiedni dobór klientów

W zdecydowanej większości biur rachunkowych, można spotkać się z zasadą – im więcej klientów tym lepiej. Nie wszyscy jednakże zdają sobie sprawę z tego, że przede wszystkim najważniejszy jest odpowiedni dobór klientów. Tego typu działalność gospodarcza nie powinna się opierać tylko i wyłącznie na jednym, głównym kliencie i kilku mniejszym. Tutaj liczy się przede wszystkim różnorodność. W sytuacji, kiedy kluczowy klient zrezygnuje z usług danego biura, może to skutkować jego problemami. Niewątpliwie, nie jest łatwo wybrać odpowiednich klientów, dlatego też zawsze trzeba zrobić to ostrożne. Ponadto, do każdego klienta należy dobrać ofertę indywidualnie. Jeżeli zależy nam na tym, aby współpracować z mniejszymi firmami, to koniecznie trzeba rozbudować ofertę dla tego typu przedsiębiorców. Jeżeli chcemy, aby zgładzały się do nas wielkie firmy, to trzeba również pod nie przygotować stosowną ofertę. 

Dobra reklama kluczem do sukcesu

Każde biuro rachunkowe, które właśnie wkracza na rynek, musi na samym początku odpowiednio się zareklamować, żeby przyciągnąć do siebie klientów. Bez odpowiedniej reklamy, nie ma mowy o sukcesie, zarówno w tej, jak również w innej branży. Reklama powinna bazować przede wszystkim na odpowiednio przygotowanej ofercie. Na samym początku trzeba dobrze zbadać, jakie są potrzeby na lokalnym rynku i właśnie do nich dopasować odpowiednio naszą ofertę. Najczęściej klientami biura rachunkowego są lokalnej firmy. Oczywiście, inaczej sytuacja wygląda, kiedy prowadzimy internetowe biuro rachunkowe, ponieważ wówczas musimy zainwestować w reklamę internetową. Teraz na polskim rynku funkcjonuje wiele różnych biur rachunkowych. Jednakże, to właśnie odpowiedni zarządzanie sprawia, że są one w stanie bardzo długo utrzymać się na rynku. Jeżeli biuro nie jest prowadzone dobrze, najczęściej dochodzi do ogłoszenia upadłości biura rachunkowego.

Jak dobrze prowadzić biuro rachunkowe?

Jak dobrze prowadzić biuro rachunkowe?

Na rynku obecnie powstaje wiele różnego rodzaju biur rachunkowych. Działają zarówno lokalne, małe biura rachunkowe, jak również ogromne firmy, które najczęściej obsługują gigantyczne korporacje. Warto jednakże wiedzieć, że prowadzenie tego typu biura nie jest łatwe, ponieważ niezbędne są do tego umiejętności księgowe, jak i managerskie. Każdy właściciel biura, zanim zdecyduje się na jego otworzenie, powinien wyznaczyć sobie cele, które chciałby osiągnąć i określić typ klientów możliwych do pozyskania.

Jak odpowiednio prowadzić biuro rachunkowe?

Przepisy prawne nie określają, jakie wykształcenie, czy też doświadczenie trzeba mieć, żeby móc otworzyć swoje własne biuro rachunkowe. Tak naprawdę, to biuro takie może otworzyć każdy. Jednakże, ciężko byłoby wyobrazić sobie prowadzenie takiego biura przez osobę, która nie zna się na podatkach, nie ma w tym kierunku żadnego doświadczenia i wykształcenia. Oczywiście na rynku znajdziemy ogromne korporacje, gdzie daną dziedziną księgowości zajmuje się manager nie mający wykształcenia finansowego. Jednakże, w zdecydowanej większości przypadków, biura rachunkowe prowadzone są przez doświadczonych i wykwalifikowanych księgowych. Właściciel biura nie zawsze musi sam prowadzić księgi rachunkowe, ale zawsze powinien umieć doradzić zarówno swoim pracownikom, jak i klientom. Prowadząc taką działalność, zawsze trzeba być na bieżąco z podatkami i wszelkimi zmianami. Dlatego też, biura rachunkowego nie powinny zakładać osoby, które nigdy wcześniej nie miały styczności z księgowością. Wyjątkiem będzie sytuacja, gdzie od razu będziemy mogli zatrudnić doświadczonego księgowego, który zajmie się wszelkimi sprawami rachunkowymi. 

 

Jaka wiedza i umiejętności potrzebne są do prowadzenia biura rachunkowego?

Zazwyczaj do biura rachunkowego, zgładzają się o pomoc, zarówno osoby prywatne, jak również małe firmy, bądź wielkie korporacje. Warto zatem prowadzić biuro rachunkowego w taki sposób, żeby móc tak różnych klientom zaproponować odpowiednie rozwiązanie, które będzie dopasowane do ich potrzeb. Przede wszystkim, kluczowe jest to, żeby orientować się doskonale w obecnie obowiązujących obecnie przepisach podatkowych. Trzeba dobrze znać regulacje, które odnoszą się do prowadzenia działalności we wszystkich możliwych formach. 

Nie można przy tym zapomnieć o tym, że kluczowe jest to, aby cały czas doszkalać się i podnosić swoje kwalifikacje zawodowe. Polskie prawo podatkowe zmienia się błyskawicznie i systematycznie wdrażane są różnego rodzaju zmiany. Co za tym idzie, jeżeli dane biuro rachunkowe ma być kompetentne, to właściciel takiego biura powinien zagwarantować swoim pracownikom możliwość rozwoju, poprzez udział na specjalistycznych kursach, czy szkoleniach. 

Dobór pracowników

Zauważyć można, że wiele biur rachunkowych, zatrudnia chociaż jedną osobę, która jest odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg klientów. Żeby firma mogła się dobrze rozwijać, to musi zatrudnić odpowiednich, kompetentnych pracowników. Gwarancją sukcesu są doświadczeni księgowi, którzy doskonale znają się na obowiązujących przepisach podatkowych i mogą sami prowadzić księgi rachunkowe. Można oczywiście zatrudniać osoby bez doświadczenia, ale przynajmniej na początku powinny one wykonywać jedynie czynności pomocnicze. W biurze trzeba również zatrudnić głównego księgowego, który będzie nadzorował pracę pozostałych osób. Funkcję taką może spełniać na przykład właściciel biura, ale jedynie wówczas, jeżeli ma odpowiednią wiedzę oraz doświadczenie. Profesjonalne biuro rachunkowe, ponadto współpracuje z doradcą podatkowym. Wynika to z faktu, że do biura często zgłaszają się różne firmy, które potrzebują pomocy w sprawach podatkowych. Wówczas, doradca powinien udzielić odpowiedzi, ponieważ księgowy, który nie ma stosownych uprawnień nie może tego zrobić. Doradca podatkowy, nie musi być zatrudniony w biurze, a może jedynie doraźnie wspierać je w pracy. 

Stawki i promocje

Każde biuro rachunkowe ma swój własny cennik usług, który obowiązuje klientów. Na pewno jest ciężko odpowiednio określić takie stawki, ale jest to bardzo ważne, jeżeli zależy nam na tym, aby biuro działało prawidłowo. Nie powinno się takich stawek określać odgórnie, a w odniesieniu od danej firmy. Zawsze należy indywidualnie ustalać cenę za prowadzenie księgowości dla danego podmiotu. Ceny nie mogą być ani za niskie, żeby nie uznane zostały za dumpingowe, jak również nie należy ich zawyżać. Zbyt wysoka cena, a całą pewnością odstraszy potencjalnego klienta. Jeżeli jednakże cena będzie za niska, to na pewno prowadzenie biura dla właściciela okaże się nieopłacalne. Przy ustalaniu cen, możemy posiłkować się cenami, jakie oferuje konkurencja działająca na lokalnym rynku, ale problemem może okazać się fakt, że zawsze podawane są widełki cenowe. Właściciel biura, dodatkowo powinien oferować różnego rodzaju promocje, czy też rabaty, dla klientów którzy systematycznie korzystają z jego usług. Można, dla zachęcenia potencjalnych klientów, zaproponować na przykład pierwszy miesiąc prowadzenia księgowości za darmo.