Ile kosztuje księgowość małej firmy?

Ile kosztuje księgowość małej firmy?

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w Polsce zobowiązany jest do prowadzenia księgowości. Prawidłowe zarządzanie firmowymi finansami jest niezwykle istotne, dlatego należy zwrócić na ten aspekt szczególną uwagę. Część przedsiębiorców decyduje się na samodzielne prowadzenie rozliczeń, inni zatrudniają własną księgową, jeszcze inni korzystają z usług biur rachunkowych.

Prowadzenie księgowości na własną rękę

Zdecydowanie najtańszym rozwiązaniem jest prowadzenie księgowości na własną rękę. Kto może zdecydować się na taki krok? Z pewnością drobni przedsiębiorcy, korzystający z uproszczonych procedur. Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów jest stosunkowo łatwe i polega na ewidencjonowaniu wszystkich firmowych transakcji na podstawie posiadanych faktur i rachunków. Tworzona w ten sposób ewidencja stanowi podstawę wyliczenia podatku dochodowego, który należy uiścić organom skarbowym. Jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje prywatny samochód do celów służbowych, zobowiązany jest dodatkowo do ewidencji przebiegu auta. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności konieczne może być także prowadzenie rejestru VAT oraz ewidencji wyposażenia i środków trwałych. Chociaż samodzielna obsługa księgowa daje wymierne korzyści finansowe, wymaga dużej dokładności, cierpliwości oraz zaangażowania. Przedsiębiorca musi także dysponować odpowiednią wiedzą. 

Zatrudnienie profesjonalnej księgowej

Alternatywnym rozwiązaniem jest zatrudnienie księgowej na etat w małej firmie. Jakie są zalety takiego działania? Przede wszystkim właściciel firmy zyskuje specjalistkę, która może pomóc w prowadzeniu rozliczeń z kontrahentami oraz organami publicznymi. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi tracić czasu na załatwianie biurokratycznych formalności i może w pełni skupić się na rozwijaniu prowadzonej przez siebie firmy. Niestety tworzenie etatu dla księgowej jest dosyć kosztowne. Zakładając, że wynagrodzenie wykwalifikowanego i doświadczonego pracownika wynosi 6000 zł/brutto miesięcznie, dla pracodawcy całkowity koszt zatrudnienia takiej osoby będzie oscylował wokół kwoty 7200 zł. Do tego doliczyć trzeba koszty stworzenia i utrzymania miejsca pracy. Na wydzielenie przestrzeni biurowej, zakup mebli, komputera, specjalistycznego oprogramowania oraz innych niezbędnych urządzeń trzeba wydać przynajmniej 15 tysięcy złotych. Już takie pobieżne wyliczenia pokazują, że zatrudnienie własnego księgowego może przekraczać możliwości wielu małych firm.

Korzystanie z usług biur rachunkowych

Dlatego też coraz więcej drobnych przedsiębiorców korzysta z usług biur rachunkowych. Czym zajmują się takie podmioty? Przedmiotem działalności biur rachunkowych jest przede wszystkim prowadzenie dokumentów księgowych lub kadrowych. Zakres świadczonych usług jest szczegółowo określony w umowie cywilnoprawnej zawieranej z przedsiębiorcą. Jakie są podstawowe zalety korzystania z usług biur rachunkowych? Przedsiębiorcy najbardziej cenią sobie wygodę, oszczędność czasu i pieniędzy. Zgodnie z obowiązującymi zasadami wysokość opłat uzależniona jest od ilości przesyłanych dokumentów. Koszty korzystania z biura rachunkowego ponoszone przez małe firmy, które generują w miesiącu mniej niż 10 dokumentów księgowych, są więc minimalne. Dodatkowo przedsiębiorca nie musi tworzyć własnego archiwum, ponieważ cała dokumentacja przechowywana jest w biurach rachunkowych. W przypadku kontroli ze strony organów państwowych inspektorzy kierowani są do siedziby podmiotu prowadzącego rozliczenia, dzięki czemu nie zakłócają działalności firmy. W przypadku wykrycia błędów nałożone kary pokrywane są z polisy OC, którą każde biuro rachunkowe zobowiązane jest posiadać. Czy współpraca z tego rodzaju podmiotami ma jakieś wady? Należy mieć świadomość, że biura rachunkowe to także firmy. Jakość świadczonych przez nie usług uzależniona będzie więc od kwalifikacji, doświadczenia oraz zaangażowania zatrudnionych pracowników. Zaleca się podejmowanie współpracy z renomowanymi podmiotami, które mają wyrobioną markę na rynku usług księgowych.

Ceny usług świadczonych przez biura rachunkowe

Oczywiście decydując się na skorzystanie z usług markowego biura rachunkowego, trzeba liczyć się z większymi kosztami. Poza renomą wpływ na cennik świadczonych usług będzie miała również lokalizacja biura. Zazwyczaj podmioty działające na terenie dużych miast oferują wyższe stawki od tych prowadzących działalność w mniejszych miejscowościach. Za obsługę księgową małej firmy, która prowadzi działalność na zasadach uproszczonych i generuje w miesiącu nie więcej niż 10 dokumentów, trzeba zapłacić około 300-400 zł miesięcznie. Przy większej ilości faktur i rachunków koszty obsługi mogą przekroczyć 1000 zł. Warto zauważyć, że jest to zdecydowanie mniej niż wynagrodzenie księgowej pracującej na etacie. Przedsiębiorcy korzystający z usług biur rachunkowych zobowiązani są również do wniesienia dodatkowych opłat za tworzenie i rozliczanie deklaracji podatkowych, a także dokumentów kadrowo-płacowych. Koszt obsługi jednego pracownika kształtuje się na poziomie 30-50 zł.