kto odpowiada za księgowość w firmie

kto odpowiada za księgowość w firmie?

Kto odpowiada za księgowość w firmie?To ważne pytanie dla przedsiębiorców, którzy dopiero rozpoczynają swoją działalność, ponieważ za księgowość odpowiada właściciel firmy. Bez względu na to czy zdecyduje się na samodzielnie prowadzenie księgowości, zatrudnienie księgowego lub na skorzystanie z usług biura rachunkowego. Jak uniknąć konsekwencji wiążących się z błędami w prowadzeniu księgowości? Regulacja w art. 77 ustawy powiększa zakres odpowiedzialność za nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Na czym on polega? Każdy, kto dopuszcza się prowadzenia księgowości w sposób niezgodny z przepisami ustawy lub w wyniku zaniechania ponosi odpowiedzialność. W związku z tym, przy ujawnieniu nieścisłości, błędy w księgach winę ponosi nie tylko właściciel firmy, ale również osoba, która jest odpowiedzialna za ich prowadzenie to znaczy księgowa lub biuro rachunkowe.

Kiedy właściciel firmy odpowiada za błędy w księgach?

Odpowiedzialność właściciela za błędy w księgach rachunkowych następuje wtedy, gdy wynikają one z jego winy (zarządzanie firmą). Wtedy ponosi on zarówno konsekwencje finansowe i prawne. W przypadku, gdy przedsiębiorca podpisuje umowę z biurem rachunkowym, a pracownik tego biura popełni błąd, właściciel firmy nie będzie pociągany do odpowiedzialności. Przedstawiciel biura podczas zawierania umowy zawsze jasno deklaruje rzetelność usługi prowadzenia księgowości i biuro ponosi odpowiedzialność za pracę księgowych.

Właściciel firmy może domagać się odszkodowania. Biuro rachunkowe powinno mieć wykupione ubezpieczeni cywilne, więc wypłata roszczenia nie powinna stwarzać problemu. Dlatego wybierając konkretne biuro rachunkowe trzeba sprawdzić, czy posiada ubezpieczenie i będzie odpowiadać za ewentualne szkody. Ważny jest również nadzór nad wykonywanymi działaniami przez doradcę podatkowego. Warto sprawdzić, czy dane biuro odbiera od przedsiębiorcy dokumenty księgowe, jest to duże ułatwienie dla jego pracy.   

Zapobieganie efektom nieprawidłowego prowadzenia księgowości?

Dobrym rozwiązaniem, z którego przedsiębiorca może skorzystać jest okresowe wykonywanie audytów finansowych, które pozwolą w odpowiednim czasie nanieść korekty.To doskonała ochrona przed konsekwencjami ze strony urzędu skarbowego. Jeżeli księgowy pracujący w firmie nierzetelnie prowadził księgowość, warto skorzystać z usługi rekonstrukcji ksiąg rachunkowych. Co to znaczy? Chodzi o ponowne wykonanie czynności księgowych opiewających za okres, w którym to rachunkowość nie była prowadzona zgodnie z przepisami. Pozwoli to usunąć wszystkie niedociągnięcia. Wiedząc już, kto odpowiada za księgowość w firmie trzeba mieć świadomość, że to przedsiębiorca powinien dążyć do systematycznego kontrolowania pracy osób zajmujących się ewidencją dokumentacji.  

Czy przedsiębiorca może zrzucić odpowiedzialność za księgowość na inną osobę?

Prowadzenia ksiąg rachunkowych przed głównego księgowego w siedzibie, nie powoduje, że można na niego zrzucić odpowiedzialności za prowadzeni ksiąg. Odpowiedzialność właściciela firmy czy wyznaczonego prezesa jest ujęta art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowość. Zgodnie z jej zapisami nie zostaje ograniczona lub wyłączona jego odpowiedzialność poprzez zlecenie pewnych obowiązków w zakresie księgowości innej osobie. Główny księgowy jest zatrudniony na umowę o pracę i odpowiada przed pracodawcą w związku ze źle wykonanymi obowiązkami, ale jest to związane z kodeksem pracy. W związku z art. 114 zarówno niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie obowiązków powierzonych pracownikowi skutkuje jego odpowiedzialnością materialną. Inaczej będzie, jeżeli pracodawca miał swój udział w szkodzie, a dokładnie, gdy księgowy działał na jego polecenie.

Kiedy księgowy będzie pociągnięty do odpowiedzialności, za błędy w księgach rachunkowych?

Jego odpowiedzialność wynika z regulacji ustawy o rachunkowości – art., 77. Czego ona dotyczy? Uchybienia w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, sporządzeniu sprawozdań finansowych i podanych w nich informacji. Właściciel firmy zleca wykonanie sprawozdania, ale główny księgowy podpisuje taki dokument, czym potwierdza jego prawidłowość. Księgowy wykonuje także sprawdzanie dowodów księgowych i jest odpowiedzialny na ich właściwe ewidencjonowanie. Dlatego stwierdzenie nieprawidłowości w księgach rachunkowych oraz innych dokumentach jest podstawą obciążenia księgowego odpowiedzialnością za ich powstanie. Bez względu na to czy powstały w sposób zamierzony czy nieumyślnie.

Jednoosobowa działalność gospodarcza a odpowiedzialność za księgowość

Przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za opłacanie składek ZUS, podatków, przygotowywanie dokumentacji. Jeżeli będzie korzystać z pomocy księgowej, nie uniknie odpowiedzialności, może jedynie dochodzić odszkodowania. Będzie ponosił koszty odsetek w przypadku nie zapłacenie należności w terminie, domiaru podatku oraz innych. Prowadzenie księgowości w przypadku jednoosobowego przedsiębiorcy jest związane z odpowiedzialnością karnoskarbową. W przypadku prowadzenia firmy to przede wszystkim wywiązywanie się z terminowego opłacania należnych kwot na podatki i składki ZUS.

Co to jest uproszczona księgowość

Co to jest uproszczona księgowość

Księgowość uproszczona to sprawniejsze rozliczanie się z urzędem skarbowym. A mogą z niej skorzystają zarówno osoby fizyczne jak i przedsiębiorcy, gdy ich roczny przychód nie jest większy niż 2 000 000 euro. Jeżeli ta kwota limitowa zostanie przekroczona trzeba będzie przejść na księgowość pełną. Księgowość uproszczona oznacza, prowadzenie KPiR, czyli książki przychodów i rozchodów. Jakie firmy mogą być rozliczane poprzez księgowość uproszczoną? Z tej formy mogą skorzystać spółki jawne i cywilne osób fizycznych, spółki socjalne i spółki partnerskie. Jeżeli ktoś prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i posiada wiedzę na temat przepisów prawa gospodarczego i podatkowego może prowadzić księgowość uproszczoną samodzielnie. W przeciwnym przypadku powinna być prowadzona przez biuro rachunkowe.

Jakie obowiązki muszą zostać spełnione przy księgowości uproszczonej?

Do prowadzenia książki przychodów i rozchodów obowiązuje limit, który jest przeliczany po średnim kursie podanym przez NBP (na 30 września) i dotyczy roku, który poprzedza rok obrotowy.

Przy księgowości uproszczonej należy prowadzić:

  • KPiR – opodatkowanie liniowe lub według skali podatkowej
  • W przypadku opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych prowadzenie ewidencji przychodów.

W zależności od charakteru prowadzonej działalności gospodarczej może istnieć konieczność prowadzenia następujących ewidencji: wyposażenia (powyżej 1,500 zł), środków trwałych (przekraczających wartość 3,500 zł.), Dla PIT i VAT ewidencja przebiegu pojazdu oraz rejestry VAT. Vat-owcy są zobowiązani do prowadzenia rejestru zakupu i sprzedaży VAT. Co musi zawierać rejestr? Dane kontrahentów, podstawę opodatkowania oraz inne dane związane z podatkiem VAT. Na jego podstawie należy wypełnić deklarację VAT-7 i dotyczy to miesięcznych rozliczeń albo deklarację VAT-7k, jeżeli dotyczy kwartalnych rozliczeń. Przygotowane deklaracje podatnik powinien dostarczyć do 25 dnia miesiąca, który następuje po okresie rozliczeniowym (w formie elektronicznej).

KPiR przy księgowości uproszczonej

Każdy, kto prowadzi księgę przychodów i rozchodów płaci podatek od uzyskanych dochodów, czyli od przychodu należy odliczyć koszty. Następuje to według stawki 19% przy podatku liniowym i 18% i 32% przy opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Przedsiębiorcy bez dochodów nie płacą podatku. Podstawą KPiR są takie dokumenty jak: faktury, rachunki i dowody wewnętrzne.

Kiedy należy założyć KPiR? Jest to dzień rozpoczęcia działalności bądź też dzień 1 stycznia danego roku podatkowego. Podatnik jest zobowiązany poinformować urząd skarbowy adekwatny do miejsca zamieszkania o założeniu księgi do 20 dni od dnia jej założenia. KPiR to 17 kolumn, które po uzupełnieniu na koniec każdego miesiąca muszą zostać podsumowane.

Jak przedsiębiorcy mogą ujmować koszty uzyskania przychodu? Mogą wykorzystać metodę kasową, czyli uproszczoną albo memoriałową, w której trzeba oddzielić koszty wynikające z przychodu osiągniętego w danym roku (bezpośrednie) od poniesionych kosztów pośrednich. W pierwszym przypadku dotyczą one dwóch lat podatkowych i trzeba je podzielić na lata, których dotyczą. Jeżeli prowadzenie księgi przychodów i rozchodów nastręcza trudności warto powierzyć te zadania księgowym z biura rachunkowego, którzy zawsze uwzględniają specyfikę danej działalności gospodarczej.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych w księgowości uproszczonej

Jest to forma opodatkowania, polegająca na tym, że podatnik płaci podatki na podstawie stawki według konkretnego rodzaju działalności. A jego wysokość jest zależna od uzyskanych przychodów. Koszty nie są brane pod uwagę. Każdy, kto rozpoczyna działalność i chce skorzystać z tego sposobu rozliczeń może to uwzględnić w CEIDG-1 (wniosek rejestracyjny). Czy można zmienić tą formę opodatkowania? Tak, w tym celu podatnik ma obowiązek złożenia oświadczenia do naczelnika urzędu skarbowego (do 20 stycznia roku kalendarzowego). Czy każdy przedsiębiorca ma możliwość korzystania z ryczałtu? Nie, z tej formy nie mogą skorzystać osoby prowadzące

  • Lombard, aptekę, kantor a także handel częściami samochodowymi i wartościami dewizowymi.
  • Prowadzące ten sam rodzaj działalności, co małżonek lub prowadzą wspólnie spółkę.
  • Zajmują się wytwarzaniem produktów akcyzowanych.
  • Wolne zawody z wyłączeniem niektórych zawodów np.: lekarz, położna, nauczyciel.
  • Świadczą usługi takie jak np.: pośrednictwo finansowe, fotografie, reklamowe.
  • Osoby zatrudnione na umowę o pracę i planujące prowadzenie swojej firmy i wykonywanie pracy w ramach tej działalności na rzecz obecnego lub byłego pracodawcy.

Wysokość stawki ryczałtu będzie zależna od rodzaju działalności. Jaka jest wysokość stawek? Od 20% do 2 %.

Ewidencja środków trwałych w księgowości uproszczonej

Prowadząc KPiR każdy przedsiębiorca ma obowiązek rzetelnego prowadzenia ewidencji środków trwałych. W przypadku ryczałtu podatnik musi prowadzić wykaz środków trwałych a także wartości niematerialnych i prawnych. Wszystkie wykazywane środki trwałe przedsiębiorca musi użytkować do prowadzenia działalności gospodarczej. Do ewidencji musi zostać wpisany każdy środek trwały o początkowej wartości przekraczającej 10000 złotych. Zakupy o niższych kwotach mogą być zaksięgowane w kosztach w tym miesiącu, w którym środek zaczął być użytkowany.

Innym rozwiązaniem jest jego wprowadzenie do środków trwałych stosując jednorazową amortyzacją. Aby prowadzić poprawnie ten rodzaj ewidencji, konieczne jest ustalenie początkowej wartości środka trwałego. Wszystkich wpisów dokonuje się na podstawie dokumentów wskazujących początkową wartość składników majątku. Korzystając z usług biura rachunkowego nie trzeba będzie głowić się nad zasadnością ujęcia tego lub innego środka trwałego.

Innym rodzajem rozliczeń jest karta podatkowa  

Uznawana za najprostszy sposób rozliczeń, ponieważ stawka podatku jest stała, nie jest brany pod uwagę uzyskiwany przychód. Jeżeli przedsiębiorca spełnia konkretne wymagania związane z charakterem prowadzonej działalności, liczby pracowników i miejsca jej wykonywania, może rozliczać się na KP.

Przedsiębiorcy, którzy chcą zająć się tylko prowadzeniem firmy i pomnażaniem zysków, mogą powierzyć prowadzenie księgowości uproszczonej księgowym z biura rachunkowego. Posiadają oni wiedzę jak spełnić każde wymaganie formalno-rachunkowe i dostosować się do określonych norm prawnych.